Nie od dziś wiadomo, że “asystentka Pana Prezesa” to człowiek do zadań specjalnych. A jak to jest, kiedy asystentka jest wirtualna i siedzi za biurkiem, ale we własnych czterech ścianach? Czy w związku ze zmianą miejsca pracy musiała wykształcić w sobie nowe kompetencje? A może prócz miejsca pracy w zakresie jej obowiązków nic się nie zmieniło? Rzućmy trochę światła na tę sprawę.
Według naukowców codziennie generujemy około 20 GB danych w ciągu jednej sekundy. Co wynika z naszej niemal nieograniczonej bytności on-line. Wraz ze wzrostem liczby generowanych danych, pojawiła się potrzeba wykształcenia specjalistów, posiadających umiejętności i wiedzę do tego, aby z zettabajtów danych wyszukiwać potrzebne informacje, a także, by prezentować wyniki tych poszukiwań w klarowny i przejrzysty sposób.
Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka to osoba, która posiada umiejętności i kompetencje, którymi wspiera pracę przedsiębiorców. Może mieć dowolne wykształcenie, ponieważ liczy się to co wie i potrafi zrobić, a nie jaki jest jej wyuczony zawód.
Kluczowe w jej pracy jest to, że wykonuje ją zdalnie. Zlecenia przyjmuje różnymi kanałami, zależnie od wypracowanego systemu. Przykładowo może kontaktować się z szefem telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania (np. Terello, Asana itp).
Na rynku pracy można spotkać wirtualne asystentki, które są “wolnymi strzelcami” (jak ja ;)) lub zrzeszone w agencji Wirtualnych asystentek.
Jaki powinien być kandydat na WA?
Wiek, stan cywilny czy wykształcenie nie mają większego znaczenia. Wirtualna asysta to zbiór umiejętności oraz wprawa w ich wykorzystywaniu. 2 lata doświadczenia to realny czas, który pozwala nam nabyć biegłości i pewności w tym co robimy i na czym się znamy.
Ważnymi cechami z pewnością są:
- samodyscyplina (potrzebna niemal zawsze, gdy w grę wchodzi praca zdalna),
- duża motywacja do pracy,
- umiejętność wyznaczania priorytetów,
- stała chęć rozwijania się i podnoszenia swoich kwalifikacji,
- dążenie do rozwiązywania problemów, a nie ich generowanie,
- dbanie o higienę pracy i work&life balance.
Uważam jednak, że najważniejsza w pracy Wirtualnej asystentki jest wola walki. Jeśli przynajmniej ta jedna cecha występuje u kandydata, to pozostałe da się wypracować.
Co możesz zlecić WA
Zakres pomocy, jakiej udziela Wirtualna asystentka jest zależny nie tylko od jej umiejętności, ale także od tego jakie są wymagania i oczekiwania pracodawcy.
Do najpopularniejszych zadań wirtualnych asystentek należą:
- wsparcie administracyjne i prowadzenie biura;
- kontakt z klientami, w tym obsługa połączeń telefonicznych, czatu, skrzynki e-mailowej itp.;
- przygotowywanie materiałów graficznych, prezentacji, raportów, notatek itd.;
- prowadzenie mediów społecznościowych, w tym pisanie postów blogowych;
- copyrighting
- research informacji i opracowywanie danych;
- osobista asysta;
- pomoc w organizacji szkoleń i w prowadzeniu webinarów;
- wprowadzanie danych i tworzenie baz danych;
- administrowanie stron www, głównie w oparciu o technologię WordPress;
- budowanie landing page-ów;
- montaż filmów;
- obsługa CRM-ów;
- obsługa platform sprzedażowych itd.
Powyższa lista to tylko wycinek wszystkiego tego, czym może zajmować się wirtualna asystentka. Najprostszym sposobem na sprawdzenie, czy daną czynność można oddelegować jest kontakt z Wirtualną asystentką.
Ile kosztuje zatrudnienie WA
Granice usług wirtualnych asystentek często leżą między oczekiwaniami zleceniodawcy a tym czy ilość włożonej pracy i poświęconego czasu im się opłaca. Brzmi brutalne, ale pamiętajmy, o tym że najczęściej oddelegowujemy zadania, których nie chcemy, nie lubimy lub nie umiemy sami wykonać. Jest to cena, za możliwość przebywania w swojej strefie geniuszu.
Szukając wirtualnej asysty warto pamiętać, że czas jest cenny. Wirtualne asystentki przeważnie rozliczają się godzinowo. Można płacić za pojedyncze godziny poświęcone na wykonanie zlecenia, ale warto sprawdzić dostępność pakietów.
Takie pakiety zobowiązują do bardziej stałej współpracy, ale z góry ustalona jest wówczas liczba godzin i stawka. Warto mieć także na uwadze to, że często większa liczba godzin zlecona danej asystentce oznacza niższą stawkę za godzinę.
Kiedy jej potrzebujesz i jak zacząć współpracę?
Potrzeba zatrudnienia wirtualnej asystentki powinna pojawić się wraz z rozwojem firmy. Wszystko czym nie musimym zajmować się osobiście powinniśmy wypchnąć za firmę. Jeśli nie chcemy zatrudniać pracownika na stałe, a niedokończone prace biurowe zaczynają się piętrzyć na naszym biurku to jest właśnie ten moment. Zatrudnienie wirtualnej asystentki, to także ratunek w sytuacjach kiedy musimy wykonywać zadania, których nie lubimy lub nie umiemy robić. O zatrudnieniu wirtualnej asystentki pisałam również na swoim profilu IG (link: https://www.instagram.com/p/CnhJb4Qoyu5/?utm_source=ig_web_copy_link)
Jak zatrudnić Wirtualna asystentkę. Nic prostszego. Można zgłosić się do agencji zrzeszającej wirtualne asystentki, lub poszukać freelancera. W drugim przypadku cennym źródłem informacji są social media (Instagram, Facebook) lub serwisy zrzeszające pracodawców i pracowników (np. Ueseme, Oferia).
Podsumowanie
Wirtualną asystentką może zostać każdy, kto posiadanymi umiejętnościami i wiedzą jest w stanie wspierać działania innych. Ważne by adept tego zawodu był zdeterminowany, gotowy do nauki i asertywny. A jeśli zna się przykładowo na arkuszach kalkulacyjnych, robieniu grafik w Canvie czy tworzeniu landing page-ów to już jest naprawdę dobrze. Wirtualny asystent może pracować samodzielnie lub być podwykonawcą, ale najważniejsze by cenił swój czas.
